打印出来"左边被裁掉两个字""装订后看不到内文""上下留白大到浪费纸"——这些全是页边距问题。而多数人调页边距是试出来的，改一次打一次，浪费半包纸。
下面按用途给通行数值，直接照着填。
四类场景的常用数值（单位：厘米）
日常文档 / 内部资料
上 2.5、下 2.5、左 3.0、右 2.5（或四边 2.54 的 Word 默认）。这套最通用，默认值不用动。
行政公文（GB/T 9704 体系）
上 3.7、下 3.5、左 2.8、右 2.6，A4 纸，正文 3 号仿宋。
这是四组数值里唯一"必须精确"的——公文版头、红头位置、页码都按这套坐标算，改了就和整批文件不一致。数值以本单位现行规定为准。
毕业论文 / 学位论文
上 2.5、下 2.5、左 3.0（装订侧）、右 2.5，正文小四、行距固定值 22 磅。
学校给的规定高于任何通用建议，包括"每页 34 行、每行 36 字"这类要求要在 布局 → 页面设置 → 文档网格 里设，不是靠手调行距凑。
合同 / 法律文书
上 2.5、下 2.5、左 3.0、右 2.5，行距 1.5 倍或固定 28 磅。
左边多出的 0.5 厘米是给装订留的——合同要归档，通常左侧装订（铁钉或胶装），太窄会把文字订进缝里。
一条通用原则：装订侧必须比另一侧宽
左右边距不相等，是刻意设计不是排版失误。
- 左侧装订（中文文档主流）：左边距 ≥ 右边距，一般多 0.5cm
- 骑马钉 / 对折小册子：装订在中间，两页拼一张大纸时内侧留白要大于外侧，需要在 Word 里把页边距设成"装订线在内侧"（页边距 → 多页 → 折叠小册子）
- 活页夹打孔：左边距要多留 1cm 给打孔区，或改用"整页打印后左裁"
最省事的正确做法：Word 里 布局 → 页边距 → 自定义页边距 → "装订线"填 0.5～1 厘米 + 装订线位置选"左"。装订线是独立于边距的额外留白，专门用来处理这种情况，不要把它和左边距混为一谈。
打印出来整体偏移：怎么调回来
边距设对了，打出来却整体上偏或左偏 5 毫米——这是打印机的物理偏移，不是设置错。
原因：每台打印机的走纸起点有微小差异，而且进纸托盘位置和手动进纸口不同，偏移方向也不同。
解决：
- 先区分软件问题还是硬件问题：同一份文件，"另存为 PDF 后在电脑上放大到 100% 看边距是对的" → 软件设置没问题，偏移来自打印机
- 改打印首选项里的边距：控制面板 → 设备和打印机 → 右键你的打印机 → 打印首选项 → 高级/布局里找"边距调整 / 打印偏移"（不同品牌叫法不同），按实测方向修正几毫米
- 临时办法：在 Word 里把该方向的边距手动加 0.3～0.5 厘米（这是权宜之计，换打印机就又不准了）
- 核对纸张尺寸是不是 Letter：Letter 与 A4 差 6mm 宽、4mm 高，最常见的"边距总是偏"就是纸张选错。Word 里 A4 是 21×29.7cm，Letter 是 21.59×27.94cm。对照关系见 纸张尺寸对照、A4 的像素与 DPI 换算见 A4 尺寸像素换算
PDF 打印时边距不对，另有一个原因
Word 里调好了，打印 PDF 时又变了——十有八九是打印对话框里的"页面缩放方式"选成了"适合可打印区域"。这个选项会整体缩小内容去塞进打印机的物理边距，导致版式与屏幕上不一致。
正确设置：打印时选 "实际大小 / 100% / 无缩放"，并确认纸张是 A4。相关处理和排查见 PDF 打印被缩放裁切、一页多版缩印。
边距不够用时，先想这三招
内容多、纸有限，硬缩边距会让正文贴边难看。优先级应该是：
- 调行距和段距：段后间距从 10 磅改 0、行距从 1.5 倍改固定值 22 磅，往往能省出一整页，且不影响可读性
- 砍冗余内容：封面、目录、过大的图占的空间远多于正文
- 缩字体：中文正文不要小于五号（10.5 磅），再小打印出来读着累
- 一页两版：如果只是自己看或内部资料，用缩印，见 一张纸印多页
不建议做的：把边距压到 1.5 厘米以下。多数激光打印机有 5mm 左右的物理不可打印边距，设得比它小，内容会被直接裁掉而不是缩进去。
最后一步：先打一张，别批量
改了边距或换打印机后，只打 1 份，对照实物检查四边留白和装订侧，再批量打。一次错误的批量打印要重新分拣或整批作废，这个成本远高于试打一张的纸。