用统一文件名把信息写进名字，再导出文件清单，比手工抄目录快且不会错。归档目录本质是「文件名到条目」的映射：每份扫描件的名字里含齐下面四段，整个文件夹的名称读出来稍加排列就是目录。
一、先把命名规则定死，四段一个不能省
- 第一段写年度，四位数字，例如 2025，不要简写成 25。
- 第二段写部门或业务线，两到四个字的固定简称，全年不许换叫法。
- 第三段写顺序号，补齐三位，第 8 件写 008，排序才不会错位。
- 第四段写事项关键词，十个字以内，只写能区分事项的名词。
- 段间统一用一个下划线，禁止空格与中文括号，跨系统搬运时最容易变形。
二、批量整理名称，处理历史遗留
往年移交件常是设备默认名或一堆同名副本。先集中到一个待处理目录，按生成时间排序，再逐段补缺失信息。站内可用 批量重命名 收拾前缀、序号位数不齐的问题。
是否保留原编号只看一条：日后会不会凭它被找回。会就把原名整段放进文件名末段，不要另开备注列。
三、纸面目录要内容摘要时
有些单位要求目录带「主要内容」栏。把每件首页单独走一次 图片转文字，取开头两三行作摘要，比重新通读一遍快得多。
四、三档做法怎么选
| 场景 | 推荐做法 | 注意 |
|---|---|---|
| 全年几十件同机存放 | 统一命名后导出名称列表 | 导出前删掉缓存等杂项文件 |
| 上百件分月存放 | 合并总目录后按序号一次排好 | 合并前先确认各子目录序号不冲突 |
| 需纸质盖章目录 | 名称列表贴进表格加序号列 | 打印前抽查序号是否连续 |
五、清单出来后的三项核对
| 核对项 | 怎么查 | 不通过时 |
|---|---|---|
| 总件数 | 文件夹属性里的文件数对台账 | 找回漏命名或误删的那件 |
| 序号断号 | 按序号列升序排一遍看跳号 | 补号只在当年未归档件上做 |
| 同名冲突 | 排序后看相邻两行是否重名 | 给后到的一件加一位后缀 |
六、这几个习惯会让清单报废
- 手工抄目录：几百条一定出现漏行串行，错误往往在装订后才被发现。
常见问题
问：序号出现断号能事后补上吗？
答：当年还没交目录的可以补；已经打印盖章装订的不要动原号，在下一年度重新起号即可。
问：字迹太糊摘不出内容怎么办？
答：先提高清晰度再识别，仍取不到就用人工摘要顶上，不要把识别失败的空行留进正式目录。
本站能力与限额说明
站内图片转文字 把归档件首页上传后提交识别，取回文字可直接粘进摘要栏；转换在服务器端完成，服务器装有可匹配的中文字体，特殊字体可能回退，涉密材料请自行评估是否上传。
识别输入不收 PDF，只有「手写笔记转Word」和「扫描件PDF转Word」收 PDF；加密件需先解密；不提供翻译与修图。
游客与未充值注册用户单文件上限 8MB、每天 5 次成功转换；充值 VIP 会员后单文件上限提高到 20～50MB（随档位递增），转换次数不限，各档当前售价与额度以 会员页 为准。文件处理完保留 24 小时，到期自动清理，成品请当天下载。