附件被退回，第一件事不是压缩，是搞清楚限制到底是多少。
限制不是只看对方
一封带附件的邮件要经过发件服务器和收件服务器两道，多数系统按"编码后的整体大小"判断，而邮件编码会让附件膨胀 30% 左右。所以：
- 双方都写着 50MB，实际能过的是 20～30MB 的附件
- 收件方限制你看不见，只能从退信文案里读关键词，通常它会直接写明上限
- 常见档位：企业邮箱多在 20～50MB，Gmail 是 25MB，国内个人邮箱常标 30～50MB
经验值：单封邮件附件合计控制在 20MB 以内最稳，超过 30MB 就要做好被退回的准备。
各格式分别怎么瘦身
PDF（扫描件） 收益最高。整页都是图像的 PDF，用 PDF 压缩 把 DPI 降到 150、质量中等，体积常常能降到十分之一。注意压缩会把页面重绘成图像，压完文字不能复制，需要对方复制内容就不要压，改走拆分。目标是某个具体体积时可以按档位试，方法见 PDF 压到 100KB、500KB、1MB、2MB，纯 PDF 场景还可以看 PDF 太大邮件发不出去。
PDF（文字型） 本来就小，压不下去还大的话，体积一定来自几页高清图或者嵌入了完整字体。有效的做法是把不需要那几页删掉：删除页面 或 提取页面。
Word 体积大户是图片和嵌入对象。图片先单独压缩再插回文档，比整份文件事后压有效得多。已经成型的老文档，另存为 .docx 通常比 .doc 小不少。注意本站的 Word 转 PDF 只接受 .docx，老格式要先另存。
Excel 检查两件事：有没有整列整行的格式（空单元格带了样式会让文件虚胖），以及有没有粘贴进去的图片或历史版本。要发给对方看数据，转成 PDF 或 CSV 都比发原始工作簿小，见 Excel 转 PDF 和 CSV 转 Excel。
PPT 图片压缩 + 删掉未使用的母版和动画素材。发出去给人看的场合，直接转成 PDF 通常能小一半以上，还避免对方字体不对导致版式跑掉：PPT 转 PDF。
图片 批量瘦身用 压缩图片，一次最多 15 个文件，支持 PNG、JPG、WEBP。要合并成一封信发，先把几十张图合成一份 PDF 再发，比附几十张图片更不容易被拦：图片转 PDF。
视频、工程文件、数据库备份 这类不要指望压缩，直接改发链接。
压到极限还是超限的三条路
- 分卷发送：把文件按页拆开发多封，主题标注"1/3、2/3"。用 PDF 拆分 按页码范围拆，每份都能压到目标体积。本地打包多个文件也可以用 ZIP 压缩，但要注意图片和视频已经是压缩格式，打包几乎不会变小，只有文档类合在一起才有收益
- 发链接：网盘、文档协作平台生成分享链接，邮件正文只放链接和说明。设好有效期和访问密码
- 换协议：跟对方确认能不能走企业微信、FTP 或内部系统提交。跨公司传大文件，换个渠道往往比压文件快
发之前 30 秒检查
正文里写清附件是什么、几页、需要对方做什么；附件命名带版本和日期；敏感内容加密，密码单独给（见 PDF 加密）；最后确认自己没把同一个文件附两遍——这是被退回最常见也最容易忽略的原因之一。