办退休时手上常有一摞跨了几十年的纸：招工表、工资调整审批表、历年考核表、劳动合同、缴费凭证。先后顺序是分类命名、按需合并、最后才对需要的页做识别，反过来做一定会返工。至于要留多少年、必须包含哪些材料，一律以主管部门与接收单位公布的要求为准，本文只谈怎么把已有的纸变成合格的电子档。
第一个判断：对方要影像还是要文本
这两件事对应完全不同的工具，混起来做最费时间。
- 要影像件：多数窗口收的是清晰的原件扫描件，用来核对印章、签名与纸张原件。走「图片转PDF」，输出图像页，不消耗识别额度。
- 要文本：只有当你要整理一份材料说明、或需要在一堆表格里查找某个入职日期时才有意义。这时才用「扫描件PDF转Word」，印刷体每页扣 1 点。
本站不提供双层（可搜索）PDF，所以「既能看原件又能搜关键字」做不到。折中办法是两份都存：影像件用于提交，文本件用于自查。
判断走哪个入口有个直接方法：打开已有 PDF，看文字能否用鼠标选中复制。能选中的改用 PDF转Word，效果更好且不占识别额度；选不中的才是扫描件，才轮到识别工具。
三阶段的执行清单
- 摊开分类。按身份与工龄证明、工资与缴费记录、合同与考核、其他分四堆，一堆一个文件夹。这一步不要碰任何工具。
- 统一命名。用 批量重命名 定一个规则，年份在前、材料名在后、序号补齐位数。老材料最怕同名覆盖。
- 逐堆转影像。每堆单独跑一次图片转 PDF，不要混成一个文件——接收方经常要求按类别分开提交。
- 按需合并。确实要合成一份时再用 PDF合并，合并前先翻一遍确认页序。
老表格里的坑
几十年前的审批表大量是钢笔手写，还有竖排书写和油印复写。这三类都在能力边界之外：涂改覆盖的内容与印章盖住的文字无法可靠识别，竖排版面不支持分栏还原，油印件对比度低容易整块漏识。手写内容要走「手写笔记转Word」，工整字迹可用，连笔、草书、字迹过密或过淡时准确率明显下降。
一个真实表现：入职审批表上「参加工作时间」这一栏常被后续填写的字迹挤到旁边，识别结果把它挂到了相邻字段。定位方法是只看年月日这三个数字在原图上的位置，不要相信字段名的对齐。
什么时候别急着电子化
材料还没交出去之前不要动原件，更不要裁剪、装订、粘贴——有些地方要求核验纸质档案，电子档只是预审副本。若某份材料是唯一孤本，先完整高清拍一套原图保存再做后续处理：服务器处理的文件默认保留 24 小时后自动删除，已下载过的会更快清理，这不是备份机制。
底线判断：这套东西的目的是「万一要补件时能在五分钟内找出来」。做到这一点靠的是命名和分类，不是识别率。