一份录取通知模板，要发给 200 个人，每人姓名、专业、报到日期不同。手工改 200 遍不仅慢，还会漏改——邮件合并（Mail Merge）就是为解决这件事设计的，Office 里现成有，不用装任何插件。

三个角色先分清楚

  • 主文档：那份带占位符的模板 Word 文件
  • 数据源：Excel 表格，第一行是字段名，每行是一条记录
  • 合并域：插进模板里的占位符，运行后替换成每行对应的值

理解成“模板 + 表格 → 批量生成”就够了，剩下的全是操作细节。

第一步：把 Excel 整理成合格的数据源

这一步决定后面顺不顺，要求很硬：

  1. 第 1 行是列标题：姓名、专业、报到日期，不要写“请填写姓名”
  2. 不能有合并单元格，不能有空行、空列
  3. 一列只放一种信息：姓名一列、性别一列，不要“张三（男）”
  4. 日期列建议写成文本 2026年9月1日，或保持日期格式但在合并后检查（Word 会按系统短日期格式显示，常见结果是变成 2026/9/1）
  5. 数字带单位的，单位写在另一列，否则合并出来是 8000.00

保存并关闭这个 Excel。文件开着时连接数据源经常报“正在使用”。

第二步：连接数据源

Word 里：邮件 → 开始邮件合并 → 信函（一封一页用信函；一页要塞多条工资条用“目录”）。

邮件 → 选择收件人 → 使用现有列表 → 选中刚才的 Excel → 选工作表 → 确认“数据首行包含列标题”已勾选。

第三步：插入域并预览

光标放到要填姓名的位置 → 邮件 → 插入合并域 → 选“姓名”。模板里会显示 «姓名»。

  • 需要条件文字用“规则 → 如果…那么…否则…”，例如性别是“女”则称“女士”
  • 需要编号（第 1 到第 200 份）用“邮件 → 规则 → 序号域”，或直接插入 «Record»
  • 点“预览结果”→ 用左右箭头翻几条，确认每个字段都对上

这一步必须逐字段核对，最常见的事故是“专业”列插成了“班级”列，200 份全打错。

输出：三种方式选一种

A. 直接打印（最快）

完成并合并 → 打印文档 → 全部。适合马上要纸质件。

B. 生成一个大 Word（能改不能分）

完成并合并 → 编辑单个文档 → 全部。会得到一份几百页的新 Word，每份记录之间是分节符。想删掉某几份、或只重打其中一页，用 删除页面 在 PDF 上处理比在几百页 Word 里翻要快得多。

C. 每份一个文件（要分发就得用它）

Word 自身没有“导出成 200 个独立文件”的按钮。可行做法：

  1. 用“完成并合并 → 编辑单个文档”得到大文件后，手工拆分——不推荐
  2. 用免费的 COM 加载项（如 Multiple Pages Tool 一类），风险是插件质量参差
  3. 用一段 VBA 循环导出为 PDF，每份一个文件

VBA 的思路（自己在 开发者 → Visual Basic 里新建模块运行，注意先备份）：遍历 Recordset，逐条 ActiveDocument.MailMerge.Execute，然后 SaveAs2 成 姓名.pdf。十几行代码，比手工改 200 遍省一整晚。

邮件合并发工资条、通知书的排版细节

  • 每份之间要分页：主文档末尾不要靠回车凑页，用“分页”域或设置每份为独立一节
  • 一页放多条（工资条最常用）：开始邮件合并时选 “目录” 而不是“信函”，Word 会自动重复排列，再用“分隔符”设置每条目间距
  • 落款手写签名：把签名做成 PNG 图片插入模板，比每份手签快，也不会歪；图片加水印/处理见 图片加水印
  • 红头文件的红章：合并输出后图片位置可能被挤，先在模板里把图片版式设为“浮于文字上方”并锁定位置

导出与分发

合并结果一旦定稿，就该转成 PDF 发出——Word 在接收方机器上可能字体缺失、行距变化，见 打印时字体被替换。

  • 大文件转 PDF 后需要按人拆分或再合并，用 合并 PDF
  • 单份要发给几十人，且担心内容被改，可以 加密 PDF 设打开密码
  • 200 份 PDF 逐个发微信不现实，通常合并成一个文件按页码查，或直接打印装袋

本站转换在服务器端完成，游客与未充值注册用户单文件上限 8MB，充值会员按档位可到 20/30/50MB；文件保留 24 小时，所以要当天就把结果下载留存，别指望两天后还能找到同一个链接。合并过程不做 OCR，图片版内容合并后仍不能复制文字。

数据源里的隐私

名单含姓名、身份证、手机号时，合并完的中间文件（那个大 Word、导出的 PDF）都是敏感材料，用完即删。归档时建议加密或至少改文件名不含个人信息，命名规则见 文件怎么命名才方便查找。