要交给系统导入、交给程序解析、或者跨软件搬运一批规整数据时，就该从 Excel 切到 CSV；内容还要继续编辑、带公式或多张工作表时，必须留在 XLSX。判据不是体积，是这份文件离开当前软件之后还需要保留什么。
先弄清 CSV 到底丢掉了什么
CSV 是一个纯文本文件，每行一条记录，字段之间用逗号或分号隔开。它只有值，没有别的。所以在 Excel 里点「另存为 CSV」时弹那句提示，说的不是客套话：
- 公式消失，只留下最后一次计算结果。下一行改数，原来靠公式联动的那一格不会跟着变。
- 多工作表只剩你当前显示的那一张。文件名会被自动沿用，其余工作表被丢掉且不报错。
- 合并单元格被拆散，只有左上角那一格有值，其他位置变成空。
- 字体、颜色、边框、列宽、条件格式全部不存在，这些属性在 CSV 语法里没有对应的表达方式。
- 数字与日期会被写成字面文本。看起来还是那个数，实际存进去的是一串字符。
三个信号，出现任何一个就切 CSV
一是接收方明确要求。 后台的批量导入模板基本都是 CSV。XLSX 内部其实是一个压缩包，里面装着一堆 XML 与样式表，很多导入程序不去解这个包，直接拒收。
二是这份数据要被程序读。 脚本按行列取数，CSV 一次就能读完；换成 XLSX 要先引第三方库。
三是你要的是文本处理能力。 站内的 CSV转换 能改分隔符、勾掉不要的列并调整顺序、转成 TSV 或 JSON，全程在你浏览器的本地完成，不上传也不占每日次数。这类操作对 XLSX 无从下手。
反过来，三种情况千万别切
表里还有公式在联动；一份文件承载多个工作表；成果要发给别人继续看和改。财务台账尤其第三条，转成 CSV 后对方看不出哪列是算出来的。
表格识别的输出也同理：它给的是 XLSX，因为拍照那张纸上有合并表头和多列结构，落回单张平面表会丢信息。真要喂给系统，再走一次转换。
换格式时的最小流程
- 在源文件上确认这是最终版，公式已核对、多余工作表已删。
- 另存为时选「CSV UTF-8（逗号分隔）」，不要选普通 CSV 或 ANSI。
- 打开转换页复跑一遍，用预览确认列数和行数没被分隔符切错。
- 交付时写清编码，文件名或消息里注明是 UTF-8。
底线判断
同一份数据的权威版本只能有一份。最糟的做法是拿 CSV 当主档、Excel 当查看器来回倒：每次倒一次，公式和格式就少一层，几轮下来没人说得清哪个数是原始录入。要么以 XLSX 为主档、CSV 只在导出那一刻生成；要么干脆全程用 CSV，需要展示时用 Excel转PDF 出成品，别再往回导。相关取舍见 识别出的表格要喂给系统：转 CSV、TSV 还是 JSON。