要把一份带公式的报价表发给同事，只让他们填数量和单价，别碰公式——这是“锁定单元格”的标准场景。但 Excel 的保护逻辑有个反直觉的地方，90% 的人第一次做都会失败：
所有单元格默认都是“锁定”状态，只是锁定本身不生效。必须开启“保护工作表”，锁定才起作用。
所以正确顺序是：先解锁要给人填的格子 → 再开保护。而不是反过来去锁定公式格。
四步做完
第一步：选中允许填写的区域
按住 Ctrl 可以多选不连续区域。把数量、单价这些输入列全部选中。
第二步：取消这些单元格的“锁定”
右键 → 设置单元格格式 → 保护 → 取消勾选“锁定” → 确定。
这一步之后屏幕上不会有任何变化，这是正常的，别以为没生效就重复操作。
第三步：开启保护
审阅 → 保护工作表 → 勾选“保护工作表及锁定的单元格内容” → 输入密码（可留空）。
上面那一长串“允许此工作表的所有用户进行”的勾选框，决定别人还能做什么。常用的几项：
- 选定锁定单元格 / 选定未锁定的单元格：默认都勾，取消勾“锁定单元格”后别人连看都点不了，体验很差，一般保持默认
- 设置单元格格式、设置列格式、排序、使用自动筛选：如果接收方需要筛选和排序，必须勾上，否则筛选按钮是灰的
- 插入行、删除列：默认不勾。要给人留扩展空间就勾“插入行”
第四步：验证
保护后立刻在公式格里输入一个字符，应该弹“受保护的工作表”提示；在输入格里打字应该正常。两件事都试到，才算设置对。
锁定整个文件不让打开 / 不让改结构
这是三件不同的事，别混：
- 保护工作表：内容改不了，文件能打开能另存 → 上面的做法
- 保护工作簿结构：不能增删、重命名、移动工作表，但单元格随便改。审阅 → 保护工作簿
- 打开文件需要密码：另存为 → 工具 → 常规选项 → “打开权限密码”。这是唯一真正阻止别人看内容的层级
- 只读推荐：同一对话框里的“读取权限密码”，只是提示，对方点一下就能绕过，不能当权限控制用
需要“对方拿到文件也不能改内容、但能看”：把表格导出成 PDF 分发，见 Excel 转 PDF。这是最可靠的“只读”，比任何密码保护都稳。
密码忘了怎么办
Excel 的保护密码无法在本机找回，也没有官方的“忘记密码”入口。可行的路只有：
- 找原始未保护版本重新设置
- 另存为 .xlsx 后把扩展名改成 .zip，用记事本打开 xl/worksheets/sheet1.xml 搜索 sheetProtection 标签，删除这一整段后重新打包回 .xlsx——这会直接移除保护，只适用于自己忘了密码的自有文件
- 用第三方“破解”工具：多数是搜索式暴力尝试，短数字密码才有效，且捆绑软件风险高
第 2 招只对工作表保护有效，对打开文件密码完全无效（后者是真加密）。
重要提醒：绕过别人文件的保护属于破坏他人权限设置。公司内共享模板可以这样做，前提是文件属于你自己或已获得授权。
锁不住东西的常见情况
- 忘了第二步：所有格子仍是锁定态，开保护后谁都填不了，包括你自己
- 公式在“未锁定”格里：解锁时把公式格一起选进去了，检查一次选中区域
- 保护后还是能改：勾了“设置单元格格式”，对方可以通过格式操作变相清空内容——真要防这个，把格式相关权限全部取消勾选
- 表格套用了“套用表格格式”（超级表）：结构与普通区域不同，插入行受限，先转换回区域再保护
- 别人复制粘贴覆盖：保护工作表不阻止别人粘贴内容进来，只能阻止就地编辑。防粘贴覆盖只能靠另存为 PDF 分发
- VBA 宏里改了值：宏不受工作表保护限制（除非代码显式检查）。这是保护机制的真实边界，不是 bug
多人协作的正确姿势
给多人发同一个 Excel 各自填写再合并，最终一定会出现版本冲突。更好的做法：
- 一份在线表格，权限设“可编辑”，各人只负责自己的列
- 或者拆成每人一份，收回后用工具合并；合并前的文件命名规则见 文件怎么命名才方便查找
- 收回的材料要归档，转成 PDF 定版，避免日后再被改动
多人回收文件出现“到底哪份是最新”的争论，是很典型的时间浪费，原因和处理见 多人改同一份文件的版本冲突怎么办。