手头一份纸质文件要变成能编辑的电子档，最常见的失败不是识别不准，而是一开始就选错了功能：该走转换的走了识别，白花了页数；该识别的走了转换，拿出来一个空文件。
记住工具名没有用，判断顺序才有用。按下面五个问题依次问自己。
第一问：这份文件上有"能选中的字"吗
如果你拿到的是 PDF，先做这个判断。用阅读器点一下正文，能拖出选区的，是文字型 PDF —— 走 PDF转Word 之类的转换功能，不消耗识别页数；点不动、整页像一张照片的，是图片型 PDF，只能识别。判断方法和两者的代价差异见 10 秒判断 PDF 是图片型还是文字型：判错的代价是多花一倍时间。
纸质文件没有"选中"这一步，所以拍照或扫描之后一律按图片型处理。
第二问：它的主要内容是表格吗
表格结构和一段文字是两种输出。一张纸质表格，你要的是能算数的单元格，不是一段连着排的文字：
- 印刷体表格 → 图片转 Excel，输出 .xlsx
- 手写表格 → 手写表格转 Excel（这个能力只有一家供应商提供，没有备用线路）
- 表格里全是文字，本来就打算重排 → 图片转文字拿一份 TXT 反而省事
第三问：字是印上去的还是写上去的
本站面向的是印刷体。手写在纸质文件里非常常见（签字、批注、填写栏、整页手写），必须走手写三件套，而且要用可验证的说法：工整手写可用、连笔潦草明显下降、务必人工校对。返回空白时的排查见 手写识别返回空白？先排除三个原因，再判断是不是字迹问题。
第四问：你要的输出是什么
这一步决定用哪个工具，而不是相反：
- 只要文字内容（复制走、再喂给别的程序）→ TXT
- 要在 Word 里改（公文、报告、简历）→ DOCX
- 要算数、要汇总、要导入系统 → XLSX
第五问：一页里混了印刷、手写和印章
这种页很常见（表单、审批单、合同签字页）。没有任何一个工具能一次把它处理干净，正确做法是按块拆开、分次识别。拆分思路见 一页里既有印刷体又有手写和印章，识别该用哪个工具？
判断不了，就用送的 5 点试一页
不用先决定，试错成本很低：识别不向游客开放，但注册（短信验证码）一次性送 5 点、永久有效，而且调用失败的页不扣额度。用一页确认输出格式对不对，再决定整批怎么走。额度怎么算见 图片转文字免费几张？注册送 5 点、会员每月 20～120 点，还有一条容易忽略的共用规则。
最后一条边界，无论选哪个功能都成立：识别只保证文字可编辑，不还原版面 —— 分栏、表格线、图片位置、页眉页脚、字体样式都不保留。想要版面，只能识别完自己重排。