拍了几百张照片放在相册里，不叫归档。真正能用的档案要同时满足两件事：拿得出原件样子的影像，以及搜得到关键词的文本。这两件事分属两条链路，混不成一个文件。
为什么不是一个文件搞定
理想方案是双层 PDF：底层放扫描图像、上层叠一层透明文字，看上去是图、选中是字。这条路本站不做 —— 不提供双层（可搜索）PDF 输出。所以要退而求其次，做两份：
- 影像件：用 图片转 PDF 把一批照片合成一个 PDF，一页对应一张照片，保留原始观感、印章、签名、颜色。这是给「要看原件」的场合用的。
- 文本件：用 图片转文字 或「扫描件PDF转Word」取出纯文字，存成 TXT 或 DOCX。这是给「要找东西」的场合用的。
两份同名放同一目录，检索靠文本，举证靠影像。
先定命名，再做转换
顺序反了会非常痛苦：几百个 IMG_1234 之类的文件名，转完之后照样不知道哪份是哪份。正确做法是先批量重命名，再走后面所有步骤。
一套够用的规则：日期_类别_名称_页序，比如「20260315_发票_某供应商_01」。日期用年月日连写便于排序；同批材料用页序后缀保证合并后顺序正确，多页合并时页面顺序就按你提交文件的顺序排。
单次页数上限会影响你的分批方式
识别的单次上限是 10 页（注册用户与会员都是），按物理页算。影像这一侧不受这条限制，但受单文件大小限制：免费 8MB，会员按档位为 月卡 20MB、半年卡 30MB、年卡/银卡/金卡 50MB。手机直出照片动辄好几 MB，十几张合起来很容易超线，这时先压一轮再合，比拆分归档更省事。空白页也会占掉一次额度，合并前把那几张废片删掉。
归档验收的最小清单
- 挑 3 页随机抽查文本，对照影像看有没有整行缺失 —— 缺行说明拍摄分辨率不够，这批要重拍而不是手工补。
- 确认影像 PDF 能在接收方系统里正常打开、页序正确、方向没躺倒。
- 文本文件统一编码，避免换设备后出现乱码。整理时用 TXT处理 删空行、去重复行，它全程在浏览器本地完成，不需要登录也不占转换次数。
- 原始照片另留一份，不要转完就删。服务器上的文件是临时存储，默认保留 24 小时后自动删除，已下载过的清理更快。
这套办法不适合谁
需要向主管部门或对方单位正式提交电子档案时，具体格式要求以主管部门与接收单位公布要求为准，很多场景明确要求带签章的原始影像或指定版式，文本件只是内部检索用。另外，手稿、含印章的页面、褪色热敏小票这三类取字完整度天生有限，别指望文本层能替代看图。
底线判断
只要材料以后还需要被找到，双份归档就是必要的，多花的时间集中在前期命名那一次。反过来，如果只是随手存个备忘、三个月后再也不会打开，那就没必要走两条链路 —— 直接留在相册里就够了，别把归档做成负担。