开门见山：决定给什么的不是“哪个格式更高级”，而是对方拿到之后要做什么。绝大多数交付纠纷来自一句“我以为你只需要看”。所以交付前先问清用途，再定给哪份、给几份、怎么命名。
五类用途对应五种交付物
- 只看、只打印、只归档：给定版 PDF。版式固定，对方设备上不会跑，也不会因为你换了办公软件版本而重排
- 对方要继续编辑、填内容、改条款：给源文件，同时说明用了哪些字体、是否已装、有没有版本要求；只给 PDF 会逼对方走转换，版式一定变
- 印刷输出：按印厂工艺单给，通常涉及出血、色彩模式、文字转曲、图片分辨率，本机或印厂环节处理，不要只交一张屏幕截图
- 审计、报送、投标提交：给稳定版式并加连续页码，页码是对方指出“哪一页有问题”的唯一坐标
- 网站、公众号、系统内嵌展示：给图片或 HTML，或直接上传对方白名单内的格式，别把 PDF 链接丢过去让人提示下载
最省事的组合：定版 PDF 加源文件
两份一起给，并明确以哪份为准，这一步能省掉后面所有争论。
- 定版 PDF 是“看到的样子”，源文件是“继续改的起点”，两者角色不同，不存在多余
- 交付说明里写一句“内容与版式以第 3 节 PDF 为准，Word 仅供后续编辑参考”，避免两边同时改
- 文件名里带日期、事项和版本，例如 2026-03-15_技术方案_v3.pdf 与同名 .docx，命名原则见 文件怎么命名才方便查找
- 材料份数多时附一页交付清单，列文件名、页数、内容摘要、版本日期
- Word、Excel、PDF 混在一起的材料，先把每份转成统一版式再按顺序合并，不要原格式混着交
交付清单页写什么
- 项目名称与交付批次，一次交付对应一个批次号
- 每个文件的完整文件名、格式、页数、体积
- 每个文件一句话说明是什么内容、给谁看
- 版本日期，以及“以哪份为准”的明确标注
- 遗留事项：待确认项、暂缺附件、需要对方回填的位置
- 制作环境与字体清单：办公软件版本、用到的字体名称、对方缺字体时的替代建议
- 联系人和确认方式，要求对方回复收到几个文件
清单页本身也放进包里，命名 00_交付清单，这样对方不翻别的邮件就能核对，减少“少了一个附件”的扯皮。
交付前检查清单
- 确认纸张规格一致：国内常用 A4 为 210 乘 297 毫米，境外部分地区常用 Letter 为 215.9 乘 279.4 毫米，两者混用打印会跑版
- 逐页看页码是否连续，有没有因分节导致中途从 1 重新开始
- 检查页边距与装订边，左侧装订时装订边留到 25 毫米左右，常用数值参考 A4 打印页边距设多少
- 检查图片是否清晰、有没有被拉伸变形，表格有没有跨页被截断
- 打开字体缺失自查：把特殊字体临时换成默认字体看行宽变化，判断依赖有多强
- 定稿导出 PDF，导出后逐页放大核对，别只看第一页，做法见 Word 转 PDF 导出前的检查
- 检查文档属性里的标题与作者是否需要处理，这些字段会显示在对方阅读器的标签上
- 需要限定用途时加水印，涉及机密时评估是否设打开密码
- 确认体积在对方接收能力内，超限先删页再压缩
- 发送时正文列出文件清单与需要对方做的事，避免附件名当说明用
字体是交付里最容易翻车的一项
- 回退是必然发生的：打开或转换一份用了本机字体的文件时，系统找不到该字体就会替换成可用字体，中文环境下服务器会用可用中文字体回退。回退会改变字宽与行高，进而导致分页漂移、目录页码对不上、原本一行的字变两行
- 导出前把字体装齐：特殊设计字体、厂商字库、生僻字补充字库，建议先在本机安装齐全再导出，安装步骤见 字体怎么安装，装完 Word 里还是没有
- PDF 是否嵌了字体决定对方看到什么：未嵌入时换台电脑就可能缺字、变方框，甚至整段笔画缺失
- 源文件交付要连带说明字体：告诉对方用了哪几款字、需不需要自行安装、没有时替换成什么最接近，比事后来回问三轮快
- 商用授权是另一件事：字库授权范围与字体本身能不能随文件分发是两个问题，外发前看 字体侵权是怎么发生的
- 站内口径：转换在服务器端完成，字体缺失时用可用中文字体回退，不承诺与本机完全一致；有严格版式要求的，本机导出后再交付
印刷交付要先问印厂五个数
- 出血：常见做法是每边多出 3 毫米裁切余量，具体以印厂工艺要求为准
- 色彩模式：屏幕是 RGB，印刷按 CMYK 走，色差与色域差异的原理见 sRGB 和 CMYK 有什么区别；色彩模式转换属于本机设计软件或印厂环节
- 分辨率：实物印刷用的图片通常要按 300dpi 准备像素，A4 满版约需 2480 乘 3508 像素，屏幕截图远达不到这个量
- 文字转曲：把文字转成轮廓可避免印厂缺字体，代价是转完不能再改文字，务必另存一份未转曲源文件
- 纸张与克重：常用正文纸 70 到 80 克，封面常在 157 克以上，厚纸要走手动进纸，装订方式决定页码位置与内侧留白
这五项问清楚再动手，能避免“印厂说要转曲、你只剩一份转过曲的”这种最坏情况。
为什么对方说“版式乱了”
多数不是转换坏了，是环境变了：
- 缺字体导致重排：最常见，替换字体的字宽不同，整段行数和分页全变
- 纸张或打印机驱动不同：源文件按 Letter 排、对方默认 A4 驱动，页边距与页脚位置一起偏
- 文本框、SmartArt、域未更新：屏幕上看是好的，导出或换版本后重新计算就跳位，交叉引用还可能报“错误！未找到引用源”
- 图片被压缩过：Word 里的“压缩图片”设置把高清图降级，放大就发虚，回不去
- 只给了 PDF 却要对方改：PDF 是定版载体，不是编辑起点，改内容必须回源文件重排
素材与版式细节怎么交代
- 给印厂或做物料：位图按 300dpi 准备像素，能给矢量原稿就别给截图，区别见 矢量图和位图有什么区别
- 要透明底：只能给 PNG 或带透明通道的原稿，JPG 没有透明通道，交付时白底会一起带过去
- 放网页或公众号：给图片或 HTML，并写清像素宽度与体积上限；PDF 链接在手机上常常直接触发下载，体验最差
- 只给对方看其中一页：把那页单独取出来转成图片发，比丢一个整本再让对方翻要省事；站内按页导出是固定 150DPI，清晰度预期见 PDF 转图片发虚的四步排查
- 图片要长期留档：原图单独存一份不压缩，交付用的是缩放后的副本，别拿交付件当原稿
- 要发外部又不想给文件：把定版 PDF 转成 HTML 或图片再放到自己的页面上，比丢附件链接可控
页码、页眉与签署页的口径
- 页码从正文起编：封面、目录不编号或单独编号，正文第 1 页对齐“第 1 页”，这是审计与报送最常查的一项
- 页码位置固定：页脚居中或页面外侧，距纸边 10 毫米以上，装订件一律避开内侧
- 页眉不要放会变的内容：把版本日期写进页眉，改一次就要重出全套，日期放到清单页更稳
- 签署页与盖章页单独确认：合并多份材料时，签字栏、骑缝章、日期章这三处不能被裁、不能被压线
- 多份合订时用连续页码：先合并再统一编号，一份文件里出现三次“第 1 页”，很可能被要求退回重排
分场景怎么做
- 客户只要报价单看一眼：定版 PDF 单份，加限定用途水印，不必给源文件
- 合作方要在你模板上继续写：给 Word 源文件，同时给一份 PDF 作为“当前样子”的参照
- 投标或报送：按招标文件写的格式要求交，指定版式类要求逐条对照，需要定版归档格式时先看 PDF/A 是什么，本站不提供该格式转换
- 设计稿交印厂：按印厂清单给，另附一份低分辨率 PDF 供快速校样
- 要给外部看但又怕被改：给定版 PDF 并设打开密码，密码走另一条通道，做法见 发送前给 PDF 加密
- 图片素材交付：明确像素尺寸、格式与是否要透明底，需要透明就用 PNG，通用场景用 JPG
这几件事别做
- 不要用“最终、最终2、新建”这类文件名承载版本语义，日期加版本号才可追溯
- 不要只发源文件而不说明字体，也不要只发 PDF 又要求对方改内容
- 不要拿转曲后的文件当唯一存档，改一个字就要从头重做
- 不要在交付前用“适合页面”打印验证，缩放会把跑版问题藏起来，等对方打印时才发现
- 不要指望转一次格式顺手修好版式，格式转换不修正内容也不重排页面
- 不要把多人版本混进一个压缩包，版本冲突要在交付前解决，思路见 多人改同一份文件怎么合并
交付链路上站内能用的工具
Word、Excel、PPT 转成定版 PDF 用 Word 转 PDF、Excel 转 PDF、PPT 转 PDF；多份合成一份用 PDF 合并；需要单独抽一份附件时 提取页面；定版后加页码、加水印、设密码分别在对应面板完成。
对方要改而你只有 PDF 时，可以用 PDF 转 Word，但要说清预期：转换得到的是可编辑的重排版面，不会与原件逐像素相同；图片型内容转出来只是贴图页，格式转换里没有 OCR，提不出里面的文字；要文字得走 扫描件PDF转Word（每页扣 1 点、单次最多 10 页、不还原版面），那是重新识别，拿不回原始排版。
本站能力边界与限额
站内不做：不提供 Markdown 等标记语言转换、不做翻译、不做 PDF/A 转换、不创建 PDF 表单字段、不能编辑或抹除 PDF 已有文字、不去除他人水印、不做色彩模式转换与文字转曲、不保存转换记录、不提供归档与版本管理。
限额：游客与未充值注册用户单文件上限 8MB、每天 5 次成功转换；充值 VIP 会员后单文件上限提高到 20～50MB（随档位递增），转换次数不限，各档当前售价与额度以 会员页 为准。文件处理完保留 24 小时，到期自动清理，成品当天下载并自行归档。转换在服务器端完成，未公开的客户与合同材料是否上传请自行评估。