文件走一条通道、密码走另一条：邮件附件发加密件，口令用电话或短信单独说。别把密码写进同一封邮件的正文、标题或文件名，那等于没加。
一、先分清三种保护
- 打开密码：没有口令连内容都看不到，适合报价单、人事函件、涉密通知。
- 权限限制：能打开但禁止打印复制，适合只准看不准改的版本。
- 水印：不阻止任何人打开，作用是泄露后能追到人，和加密是两回事。
很多人以为加了水印就算保密，其实文件照样能被转发扩散。
二、操作步骤
- 定稿前把版式和内容全部确认完，加密后再改要重新解密一遍，很费时间。
- 上传到 PDF加密，选择设置打开密码，输入口令并保存。
- 自己先下载一次，用口令打开验证能读到内容，再准备发出。
- 邮件只附文件，正文写「口令另行告知」，不要出现任何提示性字眼。
- 通过电话、短信或另一个即时通讯账号把口令告知对方，确认对方已能打开。
- 需要抄送第三人时，只有对方本身有权知悉内容才在同一封邮件里发出。
三、通道怎么搭配
| 文件走 | 密码走 | 说明 |
|---|---|---|
| 电子邮件附件 | 电话口述 | 最常用，两条链路互不相干 |
| 网盘分享链接 | 短信单独发 | 链接有效期尽量设短 |
| 即时消息传文件 | 当面告知 | 适合办公室内交接 |
| U 盘等移动介质 | 邮件 | 物理交付与线上分开 |
四、这几种做法要避开
- 密码写进文件名：这种命名比不设密码更糟。
- 一封邮件同时发文件和口令：邮箱被攻破时两者一起泄露。
- 所有文件共用一个口令：一处失守，历史函件全部敞开。
- 只靠加密不留底：自己也留一份可打开的原件，否则离职后无从核对。
五、发出去之后
- 内部台账记下发出日期、收件人和所用通道组合，不记口令本身。
- 需要撤回时只能请对方删除，加密并不能收回已送达的文件。
- 给外单位阅示的版本可再加一层署名水印，与加密互不替代。
- 涉及主管部门对文书形式的要求，以当地主管部门要求为准。
常见问题
问：已经加密的文件还想转换格式，可以吗？
答：加密 PDF 不能直接转换，要先用站内的去密码功能解出明文版本再处理。
问：忘了口令能找回吗？
答：不能，站内不提供口令破解或找回服务，这也是加密的意义所在。
问：手机上能设置密码吗？
答：可以，浏览器打开加密页面上传即可，输入口令时注意输入法全半角差异。
本站能力与限额说明
站内PDF加密(/pdf-tools/pdf-encrypt)负责给成品加上打开密码，事后追溯流向则靠 PDF 分类下的水印面板；处理在服务器端完成，服务器装有可匹配的中文字体，特殊字体可能回退，涉密材料请自行评估是否上传。
不提供邮件代发、云端网盘存储和接口对接，也不做翻译与去水印；Word/Excel/PPT 转 PDF 只收 DOCX、XLSX、PPTX，老格式请先用办公软件另存为。游客与未充值注册用户单文件上限 8MB、每天 5 次成功转换；VIP 会员单文件上限提高到 20～50MB（随档位递增），次数不限，各档售价以 会员页 为准。文件保留 24 小时到期清理，成品当天下载。