默认策略应该是"短期有效加提取码"，而不是"永久公开链接"。 有效期和提取码解决的是两个不同问题：前者限制链接能活多久，后者限制谁能第一次打开。两者都不能阻止看到内容的人截图或转发，所以真正的判断依据是这份材料被更多人看到会造成什么后果。
本站的成品链接保留 24 小时后自动清理，本来就是短期链接，不能当长期分享入口使用。
用链接分享：适合与不适合
- 适合：一次性把几份定稿材料交给外部单位，对方只需要下载一次。
- 适合：双方不在同一地点、收附件不方便，配合提取码做短期传递。
- 适合：给对方看结构而不是细节的预览版，加完水印再发。
- 适合：对外公开的资料，本来就欢迎被转载。
- 不适合：需要长期访问的固定入口。链接一定会过期，过期后双方都卡住。
- 不适合：多人轮流查看、且事后必须知道谁看过的项目材料，这类需要账号权限。
- 不适合：含完整身份信息、账户信息、未公开价格的原始文件。
- 不适合：需要版本控制的协作稿，靠链接分发等于人手一份不同版本。
- 不适合：司法或合规留证场景，这类要走可核验的渠道，具体要求以办理单位的最新规定为准。
链接扩散出去的几条路径
- 被转发：收到的人再转给同事、群里、另一个即时通讯会话，一次转发就脱离了你的控制范围。
- 被搜索引擎收录：只要页面可以被匿名抓取且没有被限制，就有被索引的可能。"没人知道这个地址"不是一种防护。
- 被工具自动读取：聊天软件会自动抓取链接生成预览卡片，安全软件也会自动访问地址做检测，这些请求会把你的链接写进第三方日志。
- 被缓存与快照留存：预览、翻译服务、网页快照都可能留下一份副本，等你撤销分享时，缓存不一定同步消失。
- 被复制成永久地址：链接一旦被收藏、写进文档或截图保存，过期与否就变成别人遇到问题时才想起来的事。
风险大小不等于材料敏感度，还等于这些路径被触发的概率。因此下面的策略是按"后果严重程度"来分档，而不是按"对方是谁"来分档。
有效期与提取码各自解决什么
- 有效期：把"链接还活着"的时间压缩到对方真的会用的那几天，是最省事的一层。它能兜住绝大多数"忘了关"的情况。
- 提取码或打开密码：把可访问范围从"知道地址的人"缩小到"同时知道地址和码的人"，防的是链接被完整复制走。
- 提取码挡不住什么：把码和链接放在同一条消息里，等于没有加。它只在两个通道分开传递时才有意义。
- 密码挡不住什么：对方拿到文件后可以截图、打印、转发文件本体。控制入口不等于控制扩散。
- 两者合起来是最低成本组合：短期有效加提取码，能覆盖绝大多数材料递交场景，不需要额外权限系统。
权限分几档，按后果选而不是按关系选
- 知道地址即可访问：只适合本来就准备公开的资料。省事，但事后无法说清谁看过。
- 需要提取码或打开密码：适合一次性材料递交，成本几乎为零，能挡住链接被完整复制走。
- 需要登录账号才能访问：适合项目材料、内部制度这类长期存在的资料，好处是人员变动后能收权。
- 受控目录加权限组：适合按部门或按角色区分可见范围的情况，管理成本最高，也是唯一能事后审计的方案。
- 选择原则是"与后果严重程度匹配"，不是越严越好。过严会让同事绕过你去用截图和私人邮箱传，那才是最难控制的状态。
分场景决定要不要设、设多久
- 场景：一次性提交材料给外部单位：设短期有效，够用即可。地址和提取码分两条消息发出，正文里写清"过期请回复索取"。
- 场景：反复被人索取的固定资料（价目表、说明文档）：不要依赖临时链接，用可长期维护的页面，或者每次按最新版本重新发送。地址太长时可以把入口做成二维码贴在说明上，但每次更新都要重新生成。
- 场景：内部长期资料：不适合公共链接，宁可用受控目录加账号权限，配合版本管理，多人协作的取舍见多人改同一份文件怎么合并。
- 场景：含身份证、合同、报表的文件：加打开密码，且不与任何人共用同一份入口；同一材料发多人时，一人一份，出问题能定位。
- 场景：给客户看合同片段：只发需要的页，加文字水印，做法见合同 PDF 加水印的正确姿势。
- 场景：临时收别人的文件：能设上传期限就设，避免入口长期敞开等人往里投东西。
- 场景：面向公众公开发布的资料：不设密码反而更合适，但要接受它一定会被到处转载，别在公开材料里夹内部信息。
哪些字段能判断材料敏感等级
判断"要不要加密码"，用可见信息能不能被反推出个人这件事来衡量。
- 直接标识：姓名、身份证号、手机号、住址、人脸清晰的照片，任何一项出现就该收紧。
- 组合标识：只有出生年月和单位名称看似无害，组合起来可能定位到具体某个人。
- 财务与合同类：金额、账户、供应商名称、签章页，属于外泄后有商业后果的一类。
- 内部过程类：草稿、内部评审意见、未发布的价格，敏感度不在内容本身，而在时点。
- 拿不准时按更严的一档处理，收紧策略的代价只是多打一次电话，放宽的代价不可控。
发出去之前先做这六步
- 需要减页的先提取或拆分，只留对方要看的部分，别把整套材料原样丢出去。
- 含证件号、手机号这类字段，先打星脱敏，入口见 证件号脱敏；截图里的头像与昵称建议先打码再发，站内有图片打码能力。
- 需要限制复制与传播的，加一个打开密码，密码不写进正文、不写进文件名、不做链接备注。
- 外发预览类的加文字水印，写清用途与限制，例如"仅供某某单位核对使用"。
- 生成链接后立即自己用另一个身份或无痕窗口打开一次，确认权限、有效期和页面显示都符合预期。
- 最后确认成品已经下载到本地一份，链接失效时你还能重新发。
发送正文里要写清的七项信息
- 收件对象：一人一份入口，不与他人共用，事后才说得清谁拿到过什么。
- 材料版本：写明是哪一版、什么时候导出，对方才知道自己手上是不是最新的那一份。
- 有效期限：直接写日期或天数，不要只写"请尽快下载"。对方三天后才看到消息时，只有具体日期能告诉他现在还算不算晚。
- 获取方式：链接走哪个渠道、提取码走哪个渠道，两句分开写，不要合并成一条。
- 过期后怎么办：写明过期时回复哪条消息或联系谁，别让对方去猜补发流程。
- 用途限制：一句"仅供本次核对使用，请勿转发"比整段声明更可能被执行。
- 本地留档：同一份材料在你自己的归档目录里要有对应版本，并记一行台账。
密码怎么给出去才有效
- 分通道：文件走一个渠道，密码走另一个渠道，例如邮件发文件、电话或短信告知密码。
- 不同时发出：在同一条消息里既给地址又给提取码，等于只给了地址。
- 不把密码写进文件名或备注：文件名会在对方的下载目录、群文件列表里长期可见。
- 约定一次性使用：说明这份材料和密码只用于本次核对，不转给第三方。
- 小文件先验证：先用一份无关紧要的文件走一遍完整流程，确认密码生效、对方能打开，再发正式材料。
- 密码不会被本站保存：加密后的密码一旦忘记无法找回，所以务必在发送前自己确认可用，这一点在给 PDF 设打开密码里也写得很明确。
过期之后怎么补发
- 发送时就写明"本周五前有效，过期请回复本消息，我会重新生成"，把补发责任放回自己这边。
- 补发时顺手做一次内容确认，避免对方拿到的还是上一版，这类事故比泄露更容易发生。
- 同一份材料反复补发超过两三次，说明这份东西需要长期入口，应该改成受控目录或每次重新导出的固定流程。
- 台账要记：发给谁、什么时候、哪一份、有效期多久、用哪个渠道给的密码。人员变动后能收回访问方式，靠的是这张表。
- 需要留证的重要往来，除了文件本身，还要保存当时的版本与沟通记录，别只留一个已经打不开的链接。
本站链接的真实情况
- 成品保留 24 小时：转换完成后的文件在服务器上保留 24 小时后自动清理，所以本站的链接天然是短期链接，不能当长期分享入口使用。
- 不保存转换记录：清理之后没有"重新生成同一个地址"的入口，想再发一次只能重新上传、重新转换，地址会变。
- 对方手机打不开附件：可以让对方用系统自带阅读器打开，或者你把内容转成网页形态再发，避免一开链接就触发下载。
- 不要把 24 小时说成"绝对安全"：它只是意味着入口不会长期敞开，不能替代加密与脱敏。
- 转换后的文件去哪了、链接失效怎么补救，见PDF 转 Word 之后：文件去哪了、链接失效了。
别做这几件事
- 不要用过期的链接去证明"我发过了"，重要节点要留版本和沟通记录。
- 不要把多个人共用的同一个长期链接当成分发方式，出错时无法定位是谁看到过。
- 不要靠链接地址足够长、足够随机来当权限，这类"隐蔽即安全"的想法在自动抓取面前不成立。
- 不要为了显得省事而永久开放入口。找不到"关闭分享"这个按钮之前，先假设它一直是开着的。
- 不要把密码和链接一起打包发出去，也不要写在同一封邮件正文里。
- 不要以为加了提取码就可以放原始证件照，能减页、能脱敏就先做完再发。
本站能力边界说明
站内不提供长期分享链接：文件处理完保留 24 小时后自动清理，到期自动删除，不保存转换记录，也不能事后查询谁访问过。可以给 PDF 加打开密码、加文字水印、做页面提取与拆分、把证件号与手机号打星脱敏，这些是发送前你可以自己控制的部分。
限额口径：游客与未充值注册用户单文件上限 8MB、每天 5 次成功转换；充值 VIP 会员后单文件上限提高到 20～50MB（随档位递增），转换次数不限，各档当前售价与额度以 会员页 为准。转换在服务器端完成，涉及机密材料请自行评估是否上传。若需要对外发布内容，可以生成短链接与二维码作为入口，但那只是形式变化，不构成任何访问控制。