图题表题的编号要靠 插入题注 生成，正文里的“如图 3 所示”要靠 交叉引用 生成，两者都是域。
手打的数字只是文字：中间插一张图，后面全部要重排，手打的不会动，页码一漂就全对不上。域会在你更新时自动算出新编号，这就是全部区别。
一、题注由三部分构成
- 标签：图、表、Equation 或你自建的“附图”“附表”，决定这一类条目的前缀。
- 编号：一个自动序号域，Word 里显示为 SEQ 域，同一标签下连续递增。
- 说明文字：你自己写的图名、表名，Word 不干涉。
- 编号部分会随插入删除自动重排，说明文字不会；所以说明文字里不要再夹一个数字，避免出现“图 3 图 3”。
- 一条题注只描述一个对象，一张组合图配一条题注，不要给同一张图写三条。
想知道自己的文档里有没有真域：点一下编号数字，如果整块编号变成灰底或被选中，那是域；如果只能像普通文字那样逐个字符选中，那就是手打的，需要重做。
二、插入题注的完整路径
- 把光标放到图片下方的空段落里（图题在下），或表格第一行任意单元格内（表题在上），Word 会把题注插到该对象旁边。
- 引用 选项卡 → 题注 组 → 插入题注。旧版本入口名称可能略有差异，都在 引用 选项卡里。
- 标签 下拉选 图 或 表；下拉里没有你要的字，就点 新标签 输入一次，之后全篇都能选到。
- 位置 选 所选项目下方 或 所选项目上方，一次定好，全篇统一。
- 点 编号 选格式：1,2,3 / 一,二,三 / I,II,III / A,B,C，同一对话框里还能设 起始值。
- 想要“图 1.1”这种带章节号的，回到上一级勾选 包含章节号，前提条件见第四节，不满足会直接报错。
- 确定后对话框会把编号写进正文，你在编号后面补说明文字即可。
- 说明文字里不要重复输入标签，Word 已经把“图 1”整块放好了。
三、编号会自动重排，但要更新才看得见
- 在第 2 张图前插入新图，两条题注的编号会互换位置，前提是域被重算过。
- 全选更新：Ctrl+A → F9。笔记本上可能要按 Fn+F9；中文输入法常占用 F9，就改用右键菜单里的 更新域。
- 逐个更新：选中某个域按 F9，或右键 → 更新域。只更新选中部分，不会碰到别的域。
- 自动更新：文件 → 选项 → 显示 → 打印选项 → 勾选 打印前更新域。打印预览本身也会触发一次更新。
- 更新域只重算，不修复：被引用对象已经不在了，更新后只会露出错误提示，需要重新插入引用。
- 屏幕上看到旧数字是正常状态，Word 不保证每次编辑都即时刷新域结果。
- 更新域不会破坏超链接，但会重算链接指向的文字；如果发现点了没反应，是书签本身没了，不是更新导致的。
- 目录类域更新时会问 只页码 还是 整个目录：只改页码选前者更快，标题文字或级别变过必须选整个目录，否则清单和正文对不上。
四、要用章节号，先把标题挂进大纲
- 一级标题必须套用 标题 1 样式，并带自动编号，手工敲的“第一章”不算编号。
- 开始 → 段落 → 多级列表，把某一级链接到 标题 1，具体做法见《Word 目录自动生成与更新》。
- 引用 → 插入题注 → 编号 → 勾选 包含章节号，选 章节起始样式 为 标题 1，再选分隔符（连字符、下划线、句点或无）。
- 分隔符决定显示成 图 1-1 还是 图 1.1，全篇只能选一种。
- 条件不满足时最常见的提示原文是：错误！文档中没有指定样式的文字。看到这句先回去检查标题样式和大纲级别，不要去反复勾选题注。
- 章节号取的是标题的自动编号结果，标题编号改了，题注要更新域才会跟着变。
五、正文引用一律用交叉引用
- 光标放到正文里要出现编号的位置，句子里先别打数字。
- 引用 → 交叉引用。
- 引用类型 选对应的标签（图、表、编号项）。
- 引用哪一个 从列表里选中那条题注。
- 引用内容 选 标签和编号；如果句子里已经打了“图”字，就选 只有标签，避免出现“如图 图 3”。要跳到某页时选 页码。
- 勾上 插入为超链接 可以 Ctrl+单击 跳转，交打印件不需要跳转就把这个勾去掉，免得成品带上链接标注。
- 插入后正文出现的是域。改题注说明不影响引用，改编号则引用会跟着变，这正是你要的效果。
- 别把交叉引用剪切到另一篇文档里用，链接会断，到目标文档重新插一次。
六、题注的样式和位置统一
- 惯例是图下表上：图名写在图片下方，表名写在表格上方，公式编号靠右。
- 全篇统一靠样式：开始 → 样式 → 题注 → 修改，一次设好字号、居中和段前段后，比逐条手改可靠。
- 图片段落和题注段落之间不要插空段，间距交给段前段后控制，空段会让图被挤到下一页。
- 图片用嵌入式版式时题注另起一段最稳；用了四周型、上下型等浮动版式，题注可能留在原位而图跑掉。
- 表格题注放在表上方：光标停在表格第一行任一单元格再执行插入题注即可，不要手工在表前敲一行标题。
- 题注文字长了会折行，折行部分默认与首行左对齐即可，需要居中就别加空格，居中样式已经处理好了。
- 图表条目多时，用 开始 → 样式 打开样式窗格，右键 题注 样式选 显示使用此样式的段落，能一眼找出漏套样式的条目。
七、图和表的清单页
- 光标放到要放清单的位置，引用 → 题注 组 → 插入表格目录。
- 目录类型 选 图 或 表，两种清单要分别插入。
- 勾选显示页码，格式按接收方要求选。
- 更新时和正文目录一样：右键 → 更新域，弹出选择时选 更新整个目录。
- 图表目录和章节目录是两套域，页码变化大的文件建议连按两次整个目录更新，先让正文页码稳定再更新目录。
- 清单里只会出现用 插入题注 生成的条目，手写的“图 1 系统架构”永远进不去，条目缺了一半就先回去补题注。
八、常见失败与排查
- 编号跳号（图 1、图 3）：中间那条题注是手打的，或删图时把题注段落一起删了。逐条核对，把手打的那条替换成真正的题注。
- 新题注编号比前面小或大：插入点位置不对，或之前手工设过起始值；用 编号 → 重新设定编号值 归零后再排。
- 更新域后正文出现“错误！未找到引用源”：被引用的题注被删掉或被整段剪切过，只能重新插入引用，手打补数字只会把问题留到下一次更新。
- 交叉引用列表里找不到某条题注：那条不是用 插入题注 做的，Word 认不到它。
- 打印件和正文编号不一致：更新域没执行，或 打印前更新域 没勾。
- 域显示成灰色底纹：那是域底纹不是背景色，文件 → 选项 → 高级 → 域底纹 选 不显示 即可，打印本来也不会带出灰底。
- 文本框里的编号不更新：先选中框内域再按 F9，或用打印预览触发一次。
- 公式编号要对齐到行右端：不要靠连按空格，在公式段落里设一个右对齐制表位，位置对准页边距右边界，编号域放在制表符后面，改宽度时只动制表位。
- 合并两个人的文档后编号从 1 重来：两边都用了同一标签的独立域链，属于正常现象，全选更新一次域即可续上；若仍分段，检查是否被分节或不同样式干扰。
九、分场景决策
- 毕业论文、期刊投稿：多级列表加包含章节号加交叉引用，三件一起上，按学校或刊物模板为准。
- 十几张图的短报告：仍然用题注，成本很低；正文别手打编号，改图是常态。
- 标书、合同的附件图：附件本身可能被整册替换，用题注加交叉引用能少返工，编号规则以招标文本要求为准。
- 图从别人的文档复制过来：题注编号不会跟过来，必须在当前文档重新插入一条。
- 只要交 PDF：更新完域再导出，参考《Word 转 PDF 行距、页码总变样？导出前先做这份检查》。
- 正式对外发 Word：对方机器缺字体也会重排，稳妥做法是同时给一份 PDF，见《简历、标书发 Word 总出岔子？转成 PDF 再发》。
十、导出前的收尾动作
- Ctrl+A → F9，遇到目录类域弹出选项时选 更新整个目录。
- 逐个翻到图表附近，核对编号与正文引用是否完全一致，尤其是刚插入或删除过图的位置。
- 导出或上传转换，下载成品再翻一遍编号；编号错了必须回 Word 改完重导。
- 把 全选更新域 固定成保存前的最后一个动作，比记住哪几张图改过更可靠，靠脑子记一定会漏。
- 文件还要交给别人继续改时，说明一句“收到后先全选更新域再打印”，否则对方看到的可能仍是旧编号。
本站能力与限额说明
站内 Word 转 PDF 会按文档当前状态出题注编号，不会替你在 Word 里更新域，也不会修复失效引用，导出一律以源文档已更新的结果为准；服务器使用可匹配的中文字体，特殊字体可能回退，涉密材料请自行评估是否上传。
不能修改已生成 PDF 里的文字，编号印错了只能回源文件重做；把带题注的 PDF 转回 Word，得到的编号是死文字，不再自动重排，想恢复自动编号要重新插入题注，参考《PDF 转 Word 后目录怎么保留》里同样的思路；转换这一档不提供 OCR，图片型 PDF 里的图表编号提不出来；要取字走 扫描件PDF转Word（每页扣 1 点、单次最多 10 页），取出的编号仍要自己在 Word 里重做题注。
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