会议纪要是最常见的"转 Word 再改"场景：会后有人把 PDF 版纪要发回来要修订，或者要把上次纪要改成本次的模板。但纪要不是一种文档，它是三样东西装订在一起——叙述正文、签到表格、决议与待办条款。这三部分在转换时的受损程度完全不同，混在一起修会白花时间。
先拆结构：纪要的三段各自会怎样
第一段：会议基本信息 + 叙述正文。（时间、地点、主持人、参会人、议题讨论过程）
这部分是标准单栏段落，转换质量最好，主要损失是字体替换和行距变化。基本不需要重建。
第二段：签到表 / 参会人表。（姓名、部门、签字栏，通常还有手写签名）
这是纪要里转换后最崩的一块。 签到表常有跨页、单元格跨度不一、手写签名是图片对象。转换后格子错位、签名压到别人名字上。
第三段：决议条款 + 待办分工表。（"经决议：…"编号条款，以及"责任人 / 完成时间 / 事项"三列表格）
编号条款会被识别成正文，条款序号和内容挤在一起；分工表格错位，日期被切成两截。
明确了这一点，处理方式就是分段的：正文只调格式，签到表重建，条款重编号。
转换和后续修复顺序
第 1 步：转换。 用 PDF 转 Word。如果这份纪要里签到表在中间页，且表格转换失败严重，一个省事做法是先 拆分：正文一段、表格页一段分开处理，见 按页拆分。
第 2 步：先定页面和正文样式，别急着改内容。 页边距、纸张、正文样式（字体 + 固定值行距 + 首行缩进 2 字符）一次设好。先调全局，再处理局部，顺序反了会反复返工，理由见 行距分页全乱怎么修。
第 3 步：决议条款改成自动编号。 把挤成一团的条款按序号分段，然后选中全部条款 → 多级列表（或编号列表）。这样：
- 删掉一条决议，后面的编号自动更新（手工打"1. 2. 3."的纪要，删一条要手改十几处）
- 条款里的"见第 3 条决议"可以用 插入 → 交叉引用，不会指错
第 4 步：签到表重建，不要修。 表格类内容在 PDF 里没有结构，修的成本高于重画。做法：
- 删掉转换过来的错乱表格
- 在 Word 里插入一个对应行列数的表格，把姓名从文本里填回去
- 表格属性 → 行 → 取消"允许行跨页断头"，否则签到行会一行字被劈成两半
- 行数多时首行设为重复标题行
如果签到表需要保留手写签名原迹，那就不该重建成表格：把那一页 转成图片 插回 Word 对应位置，签名笔迹完整、位置不错。已签署页面被重排等于改掉签署记录，这一点在需要留档的纪要里尤其要紧。
第 5 步：待办分工表按内容性质选格式。 三列表格（事项 / 责任人 / 截止日）如果不需要后续维护，图片插入即可；如果要跟踪执行，那它一开始就不该在 Word 里——复制到 Excel 或用在线协作文档，Word 表格没法提醒、没法筛选、改一处要重发文件。
定稿与分发：格式选择比转换更重要
纪要定稿后一律转成 PDF 分发。 三个理由都足够单独成立：
- Word 在对方电脑上的字体、分页都可能变，"第 3 条决议"跑到下一页这种事在纸质纪要里很显眼
- Word 文件任何人打开都能改，纪要被误改后无从追溯
- 纪要常要归档，PDF 版式固定
导出用 Word 转 PDF，需要限制别人修改时用 PDF 加密 加权限口令。
多份材料合成一个文件发：纪要正文 + 签到表 + 附件汇报材料，与其发四个附件（有人会漏看一个），不如 PDF 合并 成一个文件。
命名：`主题-会议纪要-YYYYMMDD.pdf`。日期用 8 位数字，别用"12月5日"，否则文件夹里按名排序会乱。
两类特殊情况
语音转写的纪要。 从会议录音转文字工具导出的纪要，本身常是几十页无分段的文字流。这种情况不需要转换，需要结构化：按议题分段、加编号、把待办单独提成表格。转换环节帮不上忙。
扫描归档的老纪要。 多年前纸质纪要扫描成的 PDF 没有文字层，转 Word 得到的是图片。判断方法见 PDF 转 Word 后变成一张图片。多数情况下这类文件只需要能搜能看，把扫描页 转图片 或保持 PDF 存档比重录一份实际得多。真要提取内容，OCR 对中文手写体和表格的识别率都不高，见 扫描件转可编辑文档。
一句提醒
纪要的价值在于决议和待办是否清晰可执行，不在排版多精致。花二十分钟把条款改成自动编号、把责任人提成一张表，比花一小时修签到表的格线有用得多。