"发 Word 还是发 PDF？"这个问题背后，其实是两种格式定位完全不同。选错了，要么对方打开排版全乱，要么自己想改一个字都费劲。

本质区别：一个是成品，一个是草稿

Word 存的是"内容 + 排版规则"。它记录你用了什么字体、多大行距，但具体每个字落在屏幕哪个像素，要等打开时才由 Word 现场算。所以你换个电脑、换个版本，算出来的结果就可能不同。

PDF 存的是"算好的结果"。每个字的位置、每条线的粗细都写死了，谁打开都一样，但也因此难以修改。

一句话：Word 像一份可以随时改的草稿，PDF 像一张冲洗好的照片。

四个维度对比

编辑性。 Word 想改哪改哪；PDF 改一个字都要借助专门工具，且复杂排版容易崩。要反复修改、协作批注，用 Word。

一致性。 Word 跨电脑、跨版本容易跑版；PDF 在哪打开都一个样。要交付给别人、要保证对方看到的就是你看到的样子，用 PDF。

体积。 同样内容，PDF 常常比 Word 大，因为它嵌了字体、图片、版式信息。但扫描件类 PDF 可以压缩，见 PDF 压缩。

安全与防改。 Word 谁都能改；PDF 可以设打开密码和修改权限，还能加水印。涉密或正式文件，用 PDF 更稳，见 PDF 加密 和 PDF 加水印。

什么时候用哪个

  • 求职简历、合同、标书、论文定稿 → PDF。对方打开不会乱，也防止被改动
  • 团队协作、反复修改、需要统计修订 → Word
  • 要打印且版式严格（报表、带表格的材料）→ PDF
  • 要被系统解析、提取文字 → 文字版 PDF 或 Word 都行，但扫描件不行

两者之间怎么转

Word → PDF：定稿后导出，交付用。方法见 Word 转 PDF 的三种做法。注意导出前处理字体，否则对方端可能替换字体，见 字体安全设置。

PDF → Word：需要接着编辑时转回。文字版 PDF 还原度不错，复杂排版会丢，见 PDF 转 Word 保留格式。扫描件转不回可编辑文字，见 扫描件的处理办法。

一个常见误区

"PDF 比 Word 高级"——不对。它们只是分工不同。真正高级的做法是：编辑用 Word，交付用 PDF，各司其职。把 PDF 当草稿来回改，或把 Word 当正式件发出去，都是拿错工具干错活。